Friday, January 12, 2018
1.
Jelaskan dan berikan contoh apa yang anda ketahui tentang shared service dalam
bisnis ?
Jawaban
Shared Service adalah konsolidasi
pengadaan sebuah instansi, keuangan dan sistem sumber daya manusia ke dalam
satu produk yang menyediakan keseluruhan kerangka sistem untuk bagaimana
melaksanakan dan mengelola layanan ini. Dengan demikian dana dan sumber daya dari layanan
bersama ini, maka departemen secara efektif menjadi penyedia layanan internal.
Kuncinya disini adalah gagasan ‘berbagi’ dalam suatu organisasi atau grup. Berbagi
ini perlu secara fundamental termasuk akuntabilitas bersa
Contohnya
The New York Times sebagai salah satu perusahaan media cetak terbesar di
Amerika memiliki tantangan untuk memenuhi kebutuhan konsumen agar bisa
mengakses berita dimanapun baik lewat koran, radio ataupun internet. Bentuk
strategi yang dilakukan adalah dengan menjadikan bagian research &
development (R&D) sebagai bagian yang mendukung inovasi yang dilakukan oleh
tiap unit bisnis. Salah satu hasil dari kerja sama antara bagian R&D dan
unit bisnis digital operation menghasilkan aplikasi Times Reader. Selain itu,
perusahaan juga mendorong karyawannya untuk menciptakan ide-ide yang bisa
diaplikasikan ke dunia nyata. Bentuk inovasi lain yang dihasilkan adalah peta
interaktif yang bekerja sama dengan jasa penyewaan Netflix. Peta ini nantinya
akan memunculkan pola peminjaman film di 12 daerah metropolitan di Amerika.
Dari beberapa hal di atas bisa dilihat bahwa fokus dari The New York Times
adalah bereksperimen dengan gagasan yang berbeda. http://www.nytimes.com/
Di dalam
kasus The New York Times, sebuah research and development group yang
dipekerjakan oleh surat kabar The New York Times, mengembangkan sebuah sistem
shared service di antara dua lusin produsen surat kabar, sebuah stasiun radio
dan lebih dari 50 unit websites. Fungsi utama dari shared services yang
dikembangkan oleh sang research and development group ini untuk The New York
Times adalah untuk menambahkan dan mendukung inovasi yang ada di dalam business
unit tersebut.
Upaya yang dilakukan The New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Upaya yang dilakukan The New York Times memfokuskan pengembangan inovasi teknologi informasi melalui upaya pengumpulan inisiatif dari berbagai pihak yang berbeda.
Hal ini
sejalan dengan konsep mengenai perusahaan sebagai sistem terbuka dan sistem
lingkaran tertutup yang dikemukakan oleh Mc Leod Jr, et.al (2001). Sebagai
suatu sistem yang terbuka, The New York Times terhubung dengan lingkungannya
melalui arus sumber daya. Hal ini terlihat dari upaya The New York Times
mengadakan kontes inovasi untuk mendapatkan ide-ide baru dari pihak luar, serta
kerja sama dengan unit bisnis lain di luar keahlian The New York Times. Kedua
upaya tersebut dilakukan untuk membangun model inovasi bisnis yang lebih solid.
Hasil dari kontes inovasi yang diadakan dua kali dalam setahun tersebut,
diperoleh Times Widget sebagai pemenang. Times Widgets berhasil mengembangkan
Times Wire, sebuah program untuk tatap muka online real time yang disesuaikan
bagi konten online. Departemen research and development The New York Times yang
dipimpin Michael Zimbalist bekerjasama dengan Adobe Developers pada
pengembangan aplikasi Times Reader 2.0, dan Netflix dalam pembuatan peta
interaktif. Sedangkan sebagai sistem lingkaran tertutup, The New York Times
mengambil keputusan sendiri berkaitan dengan kegiatan operasionalnya. Ada
beberapa keuntungan atau advantages yang didapat oleh The New York Times dalam
menerapkan shared services di dalam business units network-nya adalah :
1. Cost-efficiency or Economies of
Scale – Dengan menerapkan sistem shared services ini pastinya akan lebih hemat
secara cost untuk pihak The New York Times.
2. Jika ada satu inovasi positif yang
ingin diterapkan oleh pihak The New York Times akan bisa langsung disampaikan
dan diterima oleh semua business units yang terhubungkan secara sistem shared
services oleh pihak The New York Times tersebut.
3. Adanya sebuah proses yang sudah
terstandardisasikan untuk keseluruhan business units yang tergabung dalam
network The New York Times.
4. Common Technology Platform –
Dimungkinkannya transformasi yang terkoordinasi antara front, middle dan
back-offices yang tergabung dalam network shared services tersebut.
5. Semua Operating units bebas untuk
focus kepada proses operasional mereka dan external customers mereka. Jika
sewaktu -waktu ada masalah mereka bisa kembali kepada Shared Services untuk
support.
6. Decision Support – Data yang
dianalisa dan disampaikan adalah data yang sudah reliable dan sudah siap untuk
dieksekusi.
7. Flexibility – Shared Services bisa
disumberkan melalui berbagai multiple delivery channels dan berbagai lokasi
geographis.
8. Scalability – Shared Services
delivery model bisa diukur untuk akuisi dari segi dan aspek geographis dan
expansi service scope dengan biaya tambahan yang relatif rendah.
9. Diperoleh berbagai inisiatif yang
beragam. Ini dimungkinkan karena adanya berbagai pihak yang terlibat dalam
upaya inovasi teknologi informasi.
10. Adanya support bagi inovasi dalam
unit bisnis melalui kerjasama dengan pihak lain yang lebih kompeten dibidang
masing-masing, sehingga akan tercapai inovasi yang unggul. Hal ini sejalan
dengan pendapat O’Brien (2005) yang menyatakan bahwa salah satu strategi dasar
penggunaan teknologi informasi dalam bisnis adalah strategi persekutuan, dimana
perusahaan membuat hubungan dan persekutuan bisnis baru dengan konsultan, dan
perusahaan-perusahaan lainnya. Langkah ini dilakukan melalui kerjasama dengan
perusahaan di bidang IT (Adobe developers, Times Widgets), perusahaan jasa
hiburan (Netflix).
11. Semenjak mulai berinovasi, The
New York Times tidak memerlukan modal investasi yang terlalu besar. Menurut
O’Brien (2005) salah satu strategi dasar penggunaan teknologi informasi dalam
bisnis adalah strategi kepemimpinan dalam biaya, dimana perusahaan berusaha
memangkas biaya-biaya dalam proses bisnis. The New York Times mampu
meningkatkan pendapatan sekaligus memangkas biaya, melakukan efisiensi melalui
perbaikan proses (process development) dan otomatisasi. Upaya ini dilakukan
melalui penggunaan software untuk rapid development berupa penggunaan aplikasi
pengembangan cepat (rapid application), yaitu software metode pengembangan yang
digunakan untuk perencanaan singkat sebelum membentuk prototipe rapid.
Pertumbuhan
penggunaan shared services dalam kehidupan berbisnis secara terus menerus
dihubungkan dengan restrukturisasi bisnis dalam skala yang lebih besar dan juga
terus tumbuh seiring dengan pertumbuhan entitas bisnis secara keseluruhan di
dunia ini dan juga kegunaannya untuk membentuk sebuah platform atau landasan
yang kokoh untuk pertumbuhan global yang bertumbuh secara cepat. Secara umum,
faktor pendorong yang kuat untuk mengimplementasikan shared services sering
sekali berhubungan dengan costs, kualitas, speed, dependablity, dan
flexibility.
Beberapa keterbatasan atau
disadvantages yang didapat oleh The New York Times dalam menerapkan shared
services di dalam business units network-nya adalah :
1. Resistence to Change – Perubahan
management yang efektif harus menjadi sebuah komponen dari implementasi shared
services tersebut, tanpa memandang bulu sumbernya.
2. Legacy Systems – Walaupun selalu
tidak menjadi mungkin, shared services dan interogasi sistem adalah bagian dari
proyek transformasi yang bisa menghasilkan hasil yang sukses. Keterbatasan dari
legacy bisa membuat hasil yang diinginkan tidak optimal.
3. Leadership – Ada saat – saat yang
sulit, di mana semua orang harus mempunyai pandangan yang sama bilamana ada
kebijakan yang ingin diterapkan
4. Shared Service Team – Perilaku dan
Kemampuan yang telah ditentukan oleh sebuah team yang service-oriented
diprioritaska untuk memungkinkan dan memampukan teknologi untuk
mengoptimalisasi proses yang bisa jadi tidak eksis dalam organisasi hari ini.
Pastikan dalam menentukan orang yang tepat sebelum kita memulainya.
5. Perusahaan yang sehat dan
berkembang perlu menyisihkan 90-95% dari dana inovasinya untuk inovasi sesuai
inti bisnisnya dan 5-10% untuk model bisnis baru. Artinya perlu ada kepastian
dana yang tidak sedikit dalam upaya inovasi ini. Hal ini bertolak belakang
dengan upaya The New York Times yang justru melakukan efisiensi biaya.
6. Keterbukaan The New York Times
untuk menjalin kerjasama dengan pihak luar yang memiliki beragam inisiatif
berbeda membuka peluang pada terbukanya “informasi berharga” kepada pihak luar
yang mungkin tidak menguntungkan bagi The New York Times.
7. Industri surat kabar menghadapi
permasalahan yang komplek, oleh karena itu memerlukan kesabaran untuk
mengembangkan model bisnis yang baru dan memastikan budget keuangan perusahaan
selalu tersedia.
Secara umum,
kelemahan dari shared services adalah proses yang dihasilkan secara keseleruhan
akan dibuatnya lebih panjang dan lebih kompleks. Suatu sistem yang mampu
menampung dan menyebarkan kembali ide-ide dari masing-masing individu maupun
tim perusahaan memerlukan infrastruktur teknologi informasi yang lebih baik dan
akan membutuhkan dana yang tidak sedikit.
Referensi :
·
www.span.depkeu.go.id/.../belajar-dari-australia-mengenai-implementasi-shared-service
·
http://kristianingsih51e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2014/11/
